Gerenciando emails e anexos do Outlook pelo OneNote

Não é a primeira vez que ao ministrar um treinamento ou workshop de Outlook, deparo com uma pergunta muito interessante e pode-se dizer, extremamente necessária para uma empresa, e então não pude deixar de analisá-la e aperfeiçoar uma solução de produtividade para os usuários que trabalham com Outlook e que tenham o OneNote instalado no computador/notebook/dispositivo móvel.

A questão é: Quando estamos em um projeto, e mesmo com as nossas metodologias de gerenciamento de projetos e de gestão de informação (documentos, escopo do projeto, plano do projeto, etc…), é possível ter:

  1. Uma ferramenta para consolidar todos os nossos emails referentes ao projeto (veja, quando digo consolidar, é armazenar todos os emails em um único local, fácil acesso, seguro e gerenciável)?
  2. Toda vez que receber o email referente ao projeto, enviar esse email para esse local consolidado?
  3. Mesmo que o email tenha arquivos anexos, posso enviar para a ferramenta e quando desejar, acessar esses emails e arquivos anexos?
  4. Caso precise dessa informação a qualquer hora, terei possibilidade de acessá-los? (imaginando que você não acessa sua conta de email profissional fora da empresa, mas precise de uma ferramenta que acesse esses emails!!!)
  5. Caso seja necessário compartilhar todos os meus emails e anexos para um grupo ou para uma pessoa específica (cliente, por exemplo), e principalmente, se eu estiver fora do escritório, essa ferramenta teria a funcionalidade pronta e fácil de executar um compartilhamento?
  6. E se precisar compartilhar os emails, porém não ser possível enviá-los pelo fato dos arquivos anexos serem grandes, essa ferramenta possibilitaria uma outra forma de compartilhamento?
  7. E por último, uma ferramenta que não dependesse do tipo de dispositivo, computador ou notebook na qual trabalho para acessá-lo.

Existe um software com essas características???

A resposta é sim, existe. O Microsoft OneNote possui uma grande quantidade de funcionalidades que, integrado às ferramentas certas, permite uma explosão de ações e consequentemente uma produtividade profissional que fica além de nossas formas atuais de gerenciamento de dados. Vamos entender melhor:

Você é esse profissional que recebe em media 100 emails diários, controla os documentos dos projetos em um local confiável (servidor), porém se perde em alguns momentos nos emails, pois você não gerencia somente um projeto, e sim cinco simultaneamente…

Sua velocidade de ação depende exclusivamente de você e não da ferramenta. Sabe que se os seus  emails dos projetos estivessem também num local seguro e gerenciável, seria o ideal para compartilhá-los e acessá-los em qualquer lugar, em qualquer dispositivo.

Como o OneNote auxiliaria?

  • É importante entender que se você deseja que as informações estejam no OneNote, você tem:
  • Uma ferramenta que tem integração com OneDrive, ou seja, suas anotações e tudo que você coloca nele, estarão na nuvem, podendo ser acessado online ou offline;
  • Uma ferramenta que permite a inserção de senhas, para que os dados contidos estejam seguros e não acessíveis pelo os outros;
  • Você trabalha com Outlook, então todos os emails e arquivos anexos referente ao projeto, você poderá enviar uma cópia para o seu OneNote, e acessá-los sem precisar do Outlook;
  • Se você tem um Tablet Android ou Ipad, não importa, já existe o OneNote para esses dispositivos. Uma vez o OneNote instalado no seu Tablet, basta você se conectar no seu OneDrive usando seu email e senha, e então usar as informações do OneDrive no OneNote;
  • Mesmo estando fora do escritório, você acessará seus dados (email + anexos) pelo seu OneNote. E caso você deseja compartilhar, poderá usar o email ou então o próprio OneDrive para executar tal ação.

A seguir, ensinarei como mover emails do Outlook para o OneNote. É um processo simples e altamente eficiente. Nos próximos posts abordarei em detalhes a integração do OneNote com outras soluções.

Como mover emails para o OneNote

Se você precisar mover seus emails com ou sem anexos para o OneNote, onde você poderá gerenciar melhor suas ações e tarefas, fique tranquilo, pois o OneNote permite uma ação simples e rápida.

1 – Basta selecionar o email que deseja mover e na guia “Página Inicial“, localize o grupo “Mover” e clique em “OneNote“:

Img01

Obs: Essa ação poderá ser feita também clicando com o botão direito do mouse sobre o email.

2 – Após clicar em OneNote, abrirá uma janela, então é só selecionar a Seção para onde deseja mover seu email e clique em OK:

Img02

3 – O Conteúdo do email e seu arquivo anexo, uma vez existente, serão movidos para seu OneNote:

Img03

Pronto!

No Painel à direita, você terá as Páginas das Seções, onde é possível gerenciar cada ação de forma diferenciada, ou categorizada, obtendo uma melhor organização e ainda sim estando na mesma seção.

Até mais!

Sobre eduardotaka

Sou especialista em produtividade corporativa, atuando especificamente na área de IW (Information Worker), na qual atuo com as ferramentas da família Microsoft Office.

Publicado em 21 de novembro de 2014, em OneNote e marcado como , , , , , , , . Adicione o link aos favoritos. Deixe um comentário.

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