Quando o OneNote se torna uma ferramenta essencial para a equipe (profissional ou estudantil)

Como atuo na área de produtividade corporativa com produtos Microsoft Office, frequentemente nos workshops que ministro em conjunto com a Microsoft ou com parceiros de licenciamento, sou abordado por usuários que tem uma atuação constante nos aplicativos da família, e em alguns momentos sinto através de suas perguntas e comentários, a necessidade de uma ferramenta em que os dados possam ser melhor organizados por equipes dentro e fora da empresa.

Quando falamos de um aplicativo de gerenciamento de informações, sempre veem em mente o SharePoint. Lógico que a ferramenta por si não faz milagres, é necessário o conhecimento e uma customização para que ela se adeque melhor às necessidades de visualização e navegação para equipe dentro uma empresa. Alguns desses clientes já se beneficiam de tal solução, mas a questão é que nem todos têm a infraestrutura adequada e principalmente, o conhecimento mínimo para trabalhar numa ferramenta de colaboração que é o SharePoint.

E para aqueles usuários que não tem o SharePoint instalado e precisa de uma ferramenta de colaboração e gerenciamento de dados eficiente para equipes? Pronto para usar? E melhor, sem custo algum?

Então um dos recursos do OneNote é o Compartilhar Bloco de Anotações para um grupo de pessoas. Como isso funciona? É bem simples!

Primeiro ponto que você precisa entender a respeito de compartilhamento no OneNote descrevo a seguir:

A-) Você pode ter diversos Blocos de Anotações e a cada bloco de anotação poderá ter diversas seções e cada seção diversas páginas; Por exemplo, imagine que você atue em projetos na empresa e que em alguns momentos você se reúne com sua equipe para compartilhar informações ou definir novas ações. Ou num outro cenário, você é um estudante (independente do ano em que atua), e precisa compartilhar uma parte do trabalho de Administração de Empresas com os seus colegas. E num último cenário, você tem informações pessoais nas quais não deseja compartilhar, mas gostaria de tê-los no mesmo local aonde os dados do trabalho e da faculdade estejam no mesmo local. O OneNote permitirá isso.

 Bloco_de_Anotações Bloco de Anotações Em um Bloco de Anotações, tem-se um conjunto de seções que pode ser o nome de cada projeto, ou o nome de cada matéria escolar ou nomes de projetos pessoais. Pode-se ter diversos Blocos de Anotações, como por exemplo um Bloco de Anotações da Empresa em que atua, um Bloco de Anotações da Faculdade e Bloco de Anotações de Casa.
Seções Seções As seções contidas dentro de um Bloco de Anotações permitem melhor controle por categoria, por exemplo, Nome de clientes, Nome dos Projetos ou Nome das Matérias Escolares.
Páginas Páginas As páginas são os conteúdos que serão gerados pelo usuário que faz parte da seção na qual ele se encontra. Por exemplo, se eu tenho um Bloco de Anotações Trabalho, dentro dele tenho seções como Nomes de Clientes, e dentro de cada seção, tenho informações como Atas de Reuniões, Emails enviados e recebidos, informações colhidas em um telefonema ou imagens, vídeos e gravações feitas referentes a um determinado projeto nesse cliente.

B-) Você poderá compartilhar todos os Blocos de Anotações ou somente alguns, como o de trabalho e faculdade, por exemplo.

C-) Caso você precise compartilhar apenas uma página ou apenas uma seção, então é aconselhável você enviá-los por email, imprimir ou exportar. O compartilhamento funciona adequadamente em Blocos de Anotações, quando você os têm no  OneDrive ou no SharePoint. Explicarei mais adiante como funciona as opções OneDrive e SharePoint.

Veja, independentemente de onde você se encontra (profissional ou estudantil), você sempre terá a necessidade de compartilhar algo para alcançar um objetivo, e para essas situações, ensinarei como trabalhar adequadamente com o OneNote em compartilhar suas informações para mais de um usuário.

Num caso real, profissionalmente eu uso o OneNote em todas as minhas reuniões. Aliás, tenho até modelos de Atas que preencho a medida que converso com os clientes. No final, a cada reunião, telefonema ou projetos, são todos armazenados no OneNote, uma ferramenta que permite analisar históricos de projetos, perfil e necessidade do cliente e o melhor, consigo acessar todas as minhas anotações no meu notebook (Windows 8.1), Tablet (Mini Ipad) ou smartphone (Windows Phone e Android), independentemente de onde eu estiver e em qual dispositivo estou acessando.

Dispositivos

Para um melhor resultado, ideal que todos tenham o OneNote instalados em seus PCs, Notebooks, Tablets ou Smartphones. Para isso basta acessar o link http://www.onenote.com/ e baixá-los gratuitamente. Uma vez feito, então vamos para o passo a seguir:

Como o OneNote trabalha?

O OneNote é formado a princípio por Blocos de Anotações. Como você deve imaginar, um bloco de anotações é um conjunto de anotações reunidas e organizadas referentes a determinados tópicos ou assuntos. Imagine que você tenha três Blocos de Anotações: bloco de anotações de Trabalho, bloco de anotações de Casa e um bloco de anotações de Faculdade. Em cada um desses Blocos (por exemplo Trabalho), você terá um conjunto de seções e páginas que você estará adicionando a cada vez que surgir uma reunião ou uma etapa referente ao Trabalho. Como se fosse o seu caderno de anotações, na qual você escreve algo para futuros lembretes ou para não esquecer algo importante a ser tratado.

Como compartilhar minhas informações do OneNote com os meus colegas?

Vamos partir do princípio que você estará compartilhando uma Ata de reunião ou informações que você anotou referente a um projeto ou um trabalho escolar. Como OneNote aberto e na seção na qual deseja compartilhar, execute as seguintes ações:

Bloco_Anotacao_exemplo01

1 – Clique na Guia Arquivo, situado no canto superior à esquerda do OneNote;

2 – Clique no Item Compartilhar;

Bloco_Anotacao_exemplo02_Inicio_Compartilhamento

A primeira vez que você usa o OneNote, é necessário colocar o seu Bloco de Anotações no OneDrive ou no SharePoint. O que seriam essas duas ações:

  • OneDrive Pessoal: É um espaço (como um pendrive virtual, na qual o tamanho pode variar) na nuvem quando você tem uma conta de email pessoal hotmail (sem custo). Caso você tenha uma conta cadastrado no Office365 (empresarial), então você terá também o OneDrive for Business.
  • SharePoint: Portal de colaboração de dados, geralmente utilizado por empresas nas quais possuem a intranet com dados sendo compartilhados entre equipes, departamentos ou na empresa como um todo, além de outras funcionalidades corporativas.

Você pode compartilhar seu Bloco de Anotações no OneDrive for Business (Office 365), porém é necessário entrar com as suas credenciais (email e senha) para que isso aconteça.

3 – Clique no botão Mover Bloco de Anotações. Após algum tempo surgirá a caixa de diálogo informando que o Bloco de Anotação está em processo de sincronização.

Img05

Aguarde um tempo (depende da quantidade de seções e páginas criadas) e para certificar que o Bloco foi movido, faça a seguinte ação:

  •  Clique na Guia Arquivo e em seguida visualize o primeiro item “Informações”. Veja a imagem a seguir:

 

Bloco_Anotacao_exemplo03_v2

Agora que o seu Bloco de Anotações se encontra na “nuvem”, ela está apta a ser compartilhada para a sua equipe. Vamos aos passos:

1 – Clique na Guia Arquivo, situado no canto superior à esquerda do OneNote;

2 – Clique no Item Compartilhar;

Ao clicar nesse item, você tem algumas opções e  modos de compartilhamentos. Vejamos o que cada um apresenta:

  • Convidar Pessoas: ideal quando você conhece as pessoas que deseja compartilhar e sabe os alias (Nome do Usuário na empresa) deles ou o email;
  • Obter um link de compartilhamento: Ideal para compartilhar com uma grande quantidade de pessoas, e quando você não conhece o email de todos;
  • Compartilhar com a Reunião: Ideal para empresas, na qual ocorre uma reunião online, com o uso do Outlook e Microsoft Lync;
  • Mover Bloco de Anotações: Quando se deseja mover o bloco de anotações compartilhado para um novo local, então se faz necessário uma ação de comunicação e novo compartilhamento para a equipe.

Desses que são apresentados, mostrarei inicialmente o primeiro item. Mais adiante, postarei as outras opções e suas funções.

3 – Clique na opção Convidar Pessoas;

Img04

Aonde se lê “Digite nomes ou endereços de email, insira as pessoas nas quais deseja compartilhar a seção. Em seguida selecione o nível de permissão que essas pessoas terão na seção: Se elas poderão editar ou somente ler. Inclua uma mensagem de boas-vindas, ou alguma observação a respeito do compartilhamento e habilite a opção “Exigir que o usuário entre antes de acessar o documento”, no caso de você exigir que o usuário acesse a área com o email dela por questão de segurança.

4 – Finalize com o botão “Compartilhar“.

Assim, você acaba de compartilhar anotações específicas e ideias para sua equipe. Isso se faz necessário, pois basicamente necessitamos de ferramentas com esse tipo de funcionalidade, na qual temos a facilidade em compartilhar nossas informações, ao mesmo tempo que temos condições de acessar esses mesmos dados em qualquer dispositivo, a qualquer hora e em qualquer lugar. Até mais!

Sobre eduardotaka

Sou especialista em produtividade corporativa, atuando especificamente na área de IW (Information Worker), na qual atuo com as ferramentas da família Microsoft Office.

Publicado em 3 de dezembro de 2014, em Information Worker, OneNote e marcado como , , , . Adicione o link aos favoritos. 2 Comentários.

  1. oi Taka, compartilhei seu post com algumas pessoas que sugeri usarem o One Note. Tenho uma dúvida. Se um colaborador cria um bloco que em seguida é compartilhado comigo, após a sincronização e a abertura dele no meu one note, esse bloco, por ex, pode ser deletado pelo colaborador, consequentemente apagando-o no meu pc?

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