Como criar um modelo de ata de reunião no OneNote

Se você está usando o OneNote como ferramenta de anotação profissional, pessoal ou estudantil, então você já passou por aquela sensação que “se eu tivesse um modelo de ata ou formulário seria mais fácil…” então posso responder que o OneNote também pode suprir essa questão.

Por padrão, o OneNote apresenta uma página em branco sem muitos detalhes. Obviamente se você nunca mexeu no OneNote, levará um tempo até que você entenda que a ferramenta apresenta esse aspecto “clean” justamente para preenchermos à vontade as nossas informações, colar imagens, inserir vídeos, o logotipo da empresa e etc… Mas quando se trata do uso “profissional”, digo, não somente no trabalho, mas a usabilidade de todas as suas funcionalidades com melhor produtividade possível, o OneNote não proverá somente aquilo que ele apresenta por padrão, mas em sua customização, funções que agregará o seu uso no dia a dia. Questiono sobre o seu uso, pois em meus treinamentos e workshops sobre OneNote, é comum usuários que já trabalham com ele, perguntar se tenho alguma solução de formulários, modelos de reembolso e atas de reunião.

O OneNote já tem por padrão alguns modelos que você poderá inserir simplesmente clicando na guia Inserir e em seguida no botão “Modelos da Página”. Nesse botão ele apresentará um menu com os últimos modelos trabalhados e também o comando “Modelos de Página…”, situado na última posição da lista apresentado nesse botão. Uma vez clicado neste botão, você verá à direita um painel com os modelos padrões do OneNote, organizado por categorias. Basta escolher um modelo e apreciar o seu layout à esquerda do painel, na área de trabalho do OneNote. Veja a imagem a seguir:

Modelo

Mas quando desejamos ter o nosso próprio modelo? Algo que podemos criar de forma simples e prática para que as nossas anotações tenham um aspecto mais profissional independente onde a utilizamos? Vamos ver como tratamos isso?

E se desejo criar meu próprio modelo no OneNote?

Como uma das funcionalidades do OneNote são anotações, nada mais justo que criar um modelo de Ata de Reunião. Assim teremos um modelo só para reunião e sempre que precisarmos dele, o mesmo estará disponível no OneNote. Veja os passos adiante:

1 – Com o OneNote aberto, vá na guia Inserir e clique no botão “Modelos de Página”. No menu que surgir, clique no último item, “Modelos de Páginas…”;

2 – Além da tela em branco à esquerda, o painel de Modelos à direita é apresentado para que possamos estruturar o nosso novo modelo. Podemos criar um modelo baseado nos modelos existentes no OneNote, podemos utilizar como base também um modelo baseado no modelo que está na web e por fim, criarmos um modelo manualmente para depois salvá-lo.

3 – Vamos criar um modelo baseado num modelo existente do OneNote. No painel de modelos, clique na categoria Planejadores, e em seguida, clique em “Lista de Tarefas Pendentes do Projeto”. A área de trabalho será semelhante como mostrado a seguir:

ModeloTeste

Para iniciarmos a criação do nosso modelo, selecione as caixas de edição criadas, selecione-as com o mouse e delete-as. Veja a seguir uma caixa de edição selecionada:

CaixaEdicao

Pode deletar todas, pois não as usaremos. Criaremos novas seções de trabalho com o uso de tabelas.

4 – Para criarmos os nossos modelos, , iniciaremos com títulos, subtítulos e tabelas. As mesmas tabelas que você cria e usa no Microsoft Word, será criado no OneNote, para organizarmos  a forma de preenchimento da Ata. Veja a seguir como ficou o modelo após a criação das seções com tabelas:

ModeloAta

Observe que o modelo criado basicamente é composto de títulos, subtítulos e tabela. Para inserir título e subtítulos, basta posicionar o cursor e digitar e para inserir uma tabela, clique na guia Inserir e em seguida o botão Tabela. No submenu da tabela, desenha com o mouse através dos “quadradinhos”, na qual o desenho 4×4 significa uma tabela de 4 colunas por 4 linhas.

5 – Finalizado a construção do modelo, no painel de modelos à direita, clique no botão “Salve a página atual como modelo“. Veja o Painel de Modelos com a opção selecionada:

Painel_Modelos

Na janela a seguir, digite o nome do modelo e clique em “Salvar”.

Salvar_Modelo

OBS: Caso deseja que o modelo seja sempre apresentado toda vez que se cria uma página no OneNote, então habilite a opção “Definir como modelo padrão para novas páginas na seção atual

Comentários finais

Quando se cria um modelo no OneNote, tem-se diversas vantagens que poderão ser utilizadas de forma a dar maior produtividade no seu dia a dia:

1 – Um modelo facilita e gerencia a forma como será preenchida as informações, seja essa uma ata de reunião ou um formulário de requisição de viagem;

2 – Toda vez que desejar utilizar o modelo, basta abrir o Painel de Modelos (guia Inserir, comando Modelos de Página) e na categoria “Meus Modelos”, escolha o seu modelo”

3 – É possível exportar a página modelo para que os seus colegas de trabalho tenham o mesmo modelo em seus OneNote. Assim teremos um padrão corporativo;

4 – Pode-se utilizar em Compartilhar, para que os outros usuários tenham acesso de preenchimento no modelo;

5 – Após o término de uma reunião, poderá ao final enviar por email para que todos tenham acesso às definições feitas durante a reunião;

6 – A ata poderá estar integrada ao SharePoint em um repositório de um projeto específico, facilitando o acesso e controle por todos os membros da equipe;

7 – A ata poderá estar integrada ao Outlook, seja por Calendário ou por Tarefas;

8 – A ata poderá ser usada pelos membros da reunião através do Microsoft Lync.

Até mais!

Sobre eduardotaka

Sou especialista em produtividade corporativa, atuando especificamente na área de IW (Information Worker), na qual atuo com as ferramentas da família Microsoft Office.

Publicado em 10 de dezembro de 2014, em OneNote e marcado como , , , , , , , , . Adicione o link aos favoritos. Deixe um comentário.

Deixe uma resposta

Preencha os seus dados abaixo ou clique em um ícone para log in:

Logotipo do WordPress.com

Você está comentando utilizando sua conta WordPress.com. Sair / Alterar )

Imagem do Twitter

Você está comentando utilizando sua conta Twitter. Sair / Alterar )

Foto do Facebook

Você está comentando utilizando sua conta Facebook. Sair / Alterar )

Foto do Google+

Você está comentando utilizando sua conta Google+. Sair / Alterar )

Conectando a %s

Learning 365 Blog

Seu canal de informações sobre Cloud

KB 365

Sua base de conhecimento sobre Office 365

André Henrique Buss

0101010101010101 :)

Fabian André Gehrke

SharePoint no dia-a-dia

Rafael Mantovani.Net

Support, Troubleshooting and Knowledge

Mauricio Cassemiro

Seu canal de informações sobre Office 365

Josué Vidal - MVP in System Center Cloud and Datacenter Management

Palestrantes, Colunista, Consultor. Especializado em Computação em Nuvem e Soluções Microsoft

Sara Barbosa

Azure, SharePoint & Office 365, siga esse caminho.