Gerenciamento de atividades com o OneNote integradas ao Outlook

Olá pessoal! Estou de volta, depois de uns meses ausente, cuidando de assuntos familiares, voltei para dar continuidade sobre as funcionalidades do OneNote. Hoje explicarei como gerenciar atividades de projetos e processos no OneNote integrado ao Outlook. É uma ação simples, porém ela tem um poder imenso sobre como trabalhar melhor num ambiente em equipe, utilizando a ferramenta OneNote mais a ferramenta de colaboração Outlook.

Essa funcionalidade poderá ser usada em diversas situações entre elas:

  • Gerente de Projeto com atividades e que não possua uma aplicação para gerenciar projetos (Acreditem, existe sim!!!)
  • Professor, na qual poderá distribuir atividades para uma ou mais pessoas e controlá-las pelo Outlook, mas com base sendo OneNote;
  • Estudantes atuando em um trabalho em equipe, na qual o OneNote é o centralizador das informações e atividades;
  • Um engenheiro, na qual necessita controlar as atividades dos processos de seus subordinados;
  • E você, eu, para controlarmos nossas ações pessoais, profissionais, pois precisamos de uma ferramenta intuitiva e de fácil interpretação.

Obviamente quando trabalhamos com o OneNote, as infinidades de ações, associadas às integrações com a família Office permite um desempenho de produtividade que abrirá “novos caminhos” para você mesmo, ou para as pessoas que estão à sua volta. É importante entendermos as atividades que deverão ser tratadas como colaborativas, e entender que a responsabilidade não foi delegada, mas sim dividida. E o OneNote é uma ferramenta clara o objetiva que denota esse significado quando usamos ele integralmente com o Outlook. Vamos entender como funciona.

Criação de Modelos, um bom começo

 Em meu último post, apresentei como criar um modelo de ata de reunião. Poderia ser um modelo de processos trabalhados e executados, um modelo de atividades de um projeto de desenvolvimento de software, entre outros. Com um modelo já criado, torna-se mais fácil atuar com as atividades e em seguida integrá-las ao Outlook.

  1. Na imagem a seguir um modelo de ata de reunião. Vamos simular que nesse modelo, foi apresentado aos participantes sobre o novo projeto que deverá ser executado em breve. E como é um modelo com informações sendo gerenciadas pelo OneNote, sequencialmente a essa ação, posso compartilhar a ata, seja compartilhando ou enviando por email. E nesse modelo, estarei inserindo as próximas atividades que deverão ser executadas.

Ata_5_Dica_01

Observe no item “Próximos Passos” que foram definidas algumas atividades que deverão ser executadas pelo usuário preencheu ou por outros que farão parte do projeto. Nesse item, é onde iremos criar as atividades e integrá-las ao Outlook.

  1. O próximo passo é criar a atividade nos itens. Para isso, posicione o cursor no primeiro item, denominado “Identificar junto ao RH, os usuários com conhecimento.” e em seguida na Guia Página Inicial, clique no botão “Tarefas do Outlook“. Veja a imagem a seguir:

Ata_5_Dica_02

  1. Uma vez clicado nesse botão, é necessário definir quando será concluída a atividade. No caso do exemplo, vamos escolher a opção “Amanhã”. Observe agora que o item está atribuído ao ícone da bandeira, símbolo de uma atividade do Outlook.

Ata_5_Dica_03

  1. Nesse exato momento, vamos até o Outlook, e em seguida vamos até a funcionalidade de Tarefas. Observe que nas listas de tarefas, podemos visualizar essa atividade atribuída para ser finalizada amanhã. Veja a imagem:

Ata_5_Dica_04

Ao abrirmos essa tarefa, observe que o mesmo incluirá um arquivo OneNote sobre a Tarefa do Outlook. Esse arquivo OneNote é exatamente  a Ata na qual foram definidos os próximos passos do projeto. Como ele é um link, ao efetuar os dois cliques para abri-lo, você será redirecionado para a Página da Ata no OneNote. Assim, você poderá trabalhar na atividade, preencher no OneNote as ações que foram executadas e então finalize como 100% da atividade para apresentá-la como “Concluída” para o Outlook.

Até mais!

Sobre eduardotaka

Sou especialista em produtividade corporativa, atuando especificamente na área de IW (Information Worker), na qual atuo com as ferramentas da família Microsoft Office.

Publicado em 14 de maio de 2015, em OneNote e marcado como , . Adicione o link aos favoritos. 1 comentário.

  1. Obrigado Eduardo! Já trabalhava com estes dois programas e não usava esta funcionalidade. Achei ótima e agora não dependerei de um terceiro programa. Um abraço.

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