A importância das Marcas no OneNote

Olá pessoal!!! Estou de volta para apresentar mais uma característica do OneNote que, apesar da sua simplicidade enquanto funcionalidades, vejo que uma boa parte de usuários de OneNote não a utiliza com destreza, motivo pelo qual escrevo no meu blog.

Marcas é uma funcionalidade que permite definirmos o layout das nossas anotações com o propósito de um melhor controle dos mesmos. Com as Marcas é possível:

  • Definir um layout na qual visualizaremos de forma mais rápida as anotações mais pertinentes;
  • Apresentar anotações em forma de tarefas pendentes para acompanharmos um projeto, processos ou ações sejam individuais ou em grupo;
  • Integrá-los a um modelo no OneNote, para que possamos posteriormente adicionar informações num layout pré-definido e padronizado.

Bolinhas ou flechinhas? Não!!! Ícones personalizados

Uma de suas características que viabiliza uma melhor intuição no uso do OneNote, são as marcas (aqui denomino carinhosamente como ícones) personalizadas, pois através dessas, podemos associar a Marca com a informação a ser inserida, permitindo um formato único a ser preenchido, caso mais de um colaborador tenha que preencher informações no aplicativo.

Por exemplo, no meu artigo na qual demonstro passo a passo como criar um modelo no OneNote, além do uso de Tabelas (tradicionalíssima no Word), ensino a usar Marcas para que tenhamos ícones personalizados em campo de emails, telefones, contatos, etc…

Quando clicamos na janela de Marcas, situada na guia Página Inicial, o que vemos é uma quantidade limitada de diversos ícones e com formatos específicos. Alguns veem com nomes (sugestão do aplicativo), outros intuitivamente transparece que devemos nomeá-los, ou seja, o OneNote permite que além das Marcas apresentadas, podemos a qualquer momento criar novas Marcas e/ou renomeá-las conforme a nossa necessidade.

Além das opções apresentadas, quando se clica em “Personalizar Marcas”, temos um pequeno, mas bem variável banco de dados de novas ícones na qual podemos criar a nossa Marca personalizada. Veja a imagem a seguir, na qual mostra na primeira imagem a janela “Personalizar marcas” e em seguida a janela “Novo Rótulo”, na qual nomeamos a nova Marca com um nome, símbolo, cor da fonte e cor do realce:

Localizar Marcas

Imagine que você já é um usuário expert em OneNote, usa-o a pelo menos a 3 anos e que já tem tanta informação que agora se vê numa situação típica de quem tem muitos dados: Como pesquisar e localizar rapidamente uma informação no meu OneNote?

O Localizar Marcas do OneNote é tão poderoso quanto localizar um email no Outlook. Digo, pois, quando se usa Marcas nas suas anotações, as mesmas automaticamente se transformam em um índice ou um indicador das suas notas, facilitando assim a localização das mesmas.

Na mesma guia e ao lado direito do “Marca de Tarefa Pendente”, está o “Localizar Marcas”, função muito útil quando se tem muitas informações (bloco de anotações, seções e páginas).

Nesse painel, é possível definir o tipo de pesquisa por agrupamento (por Marca, Seção, Título, Data ou Texto) e na parte inferior do painel escolher aonde deseja pesquisar.

Por exemplo, se você tem um padrão de preenchimento no OneNote, como criação de Marcas com nomes pré-definidos, você poderia escolher a Marca nomeada “escopo do projeto do cliente BBB”, e então a anotação que possui essa marca será apresentada.

Ainda tem o botão “Criar Página de Resumo”, uma espécie de índice analítico do OneNote. Ele criará uma página com todos as Marcas e ao posicionar o mouse sobre essas, aparecerá um link que o levará para a anotação desejada.

Tarefas Pendentes, porém gerenciadas

Quando uso o OneNote, por exemplo com um formulário de preenchimentos de ativos relativos a um projeto, ou uma ata de reunião, costumo usar a “Marca de Tarefa Pendente”, um recurso muito útil, pois permite gerenciar posteriormente as atividades listadas como pendente e associá-las, sempre que possível, a emails, anexos ou outras anotações feitas pela equipe na qual estou trabalhando no momento.

Obviamente quando trato de tarefas pendentes e que essas precisarão ser gerenciadas devido a um projeto, processo ou ação, sempre as insiro dentro de tabelas, facilitando a minha inserção de outros itens associados a essas.

Marcas do OneNote com Outlook

Como disse em uma das minhas últimas postagens, o OneNote possui uma característica fundamental para qualquer usuário das aplicações Microsoft Office: a integração com Outlook. Essa “ponte de comunicação” com o Outlook permite adicionar tarefas dentro de um bloco de notas do OneNote para que você ou até mesmo uma equipe inteira tenha acesso a essas tarefas diretamente pelo Outlook, enfim, com certeza é um excelente recurso para quem não possui uma ferramenta de gerenciamento de tarefas, porém precisa de uma para tal.

Quando se associa a uma tarefa no Outlook, é aceitável definir o formato dessa atividade em como ela será inserida no Outlook, enquanto lembrete de ações a serem executadas. Uma vez associado, torna-se possível usufruir das funcionalidades do Outlook com o uso de ações que foram criadas no OneNote.

Até mais!

Sobre eduardotaka

Sou especialista em produtividade corporativa, atuando especificamente na área de IW (Information Worker), na qual atuo com as ferramentas da família Microsoft Office.

Publicado em 9 de agosto de 2016, em OneNote. Adicione o link aos favoritos. Deixe um comentário.

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